No mundo moderno, onde a tecnologia avança a passos largos, as organizações aderem cada vez mais à digitalização como uma maneira de simplificar processos, aumentar a eficiência e reduzir custos. No entanto, há um benefício adicional que merece destaque: a digitalização desempenha um papel fundamental na promoção da sustentabilidade ambiental ao contribuir para a redução significativa do consumo de papel.
Não à toa, uma pesquisa recente do Boston Consulting Group (BCG) constatou que, para fazer da agenda ESG uma vantagem competitiva, é preciso integrar tecnologia e dados. O estudo, que envolveu 850 companhias, mostrou que as bem-sucedidas em suas transformações digitais têm o dobro de chances de tirar as metas ESG (ambientais, sociais e de governança), literalmente, do papel.
O uso excessivo de papel tem sido uma preocupação ambiental ao longo das décadas. Desde a derrubada de árvores para a produção de papel até o consumo de energia associado à fabricação e transporte, a papelada tem um impacto substancial no meio ambiente. Além disso, o descarte inadequado de documentos contribui para a poluição do solo e da água.
A digitalização, que envolve a conversão de documentos físicos em formatos eletrônicos, surge como uma solução sustentável nesse sentido para enfrentar esses desafios. Empresas de diversos setores estão abandonando os processos tradicionais baseados em papel em favor de sistemas digitais. Isso não apenas reduz a necessidade de papel, mas também simplifica a gestão de informações, resultando em ganhos significativos de eficiência.
Processo fundamental
“A digitalização, hoje, para um escritório de contabilidade ou assessoria contábil voltada às empresas, é fundamental. É um processo contínuo, que vem progredindo já há alguns anos. A própria Receita Federal já conta com várias declarações, através do sistema Sped, para que as empresas possam prestar suas declarações”, destaca o sócio-diretor da Asacont Assessoria Contábil, empresa que tem sede em Salvador, Alfonso Montes.
Também na área de departamento pessoal, Montes ressalta que a Receita Federal também atua com o programa e-Social, outra parte integrante do Sped. “Ele transforma toda aquela burocracia de papel em uma forma mais ágil, digitalizada. Então, atualmente, esse processo de digitalização é de suma importância para a contabilidade, clientes e o próprio Fisco”, acrescenta.
De acordo com o sócio-diretor da Asacont Assessoria Contábil, a digitalização também é importante pelo fator economia. “A redução da quantidade de papel, além das idas e vindas de funcionários para pegar e levar documentos às empresas parceiras, gera uma redução de custos bem significativa, na ordem de 30%. Isso se dá por conta da transformação das operações para processos digitalizados”.
Redução do Consumo de Papel e Desperdício
A transição para a digitalização implica na diminuição drástica do consumo de papel. Documentos que antes demandavam pilhas de papel agora podem ser armazenados eletronicamente, reduzindo a necessidade de cópias impressas. Além disso, a digitalização permite a implementação de assinaturas eletrônicas, eliminando a necessidade de documentos físicos para transações e contratos.
“Para o meio ambiente, só o fato de você estar diminuindo a quantidade de material utilizado dentro de um escritório, em nível de papel, tinta, impressora, tudo isso já demanda uma forma bem significativa de melhorias de recursos ambientais, porque você deixa de estar gastando e passa a ser um agregador em relação ao meio ambiente”, pontua Montes.
Eficiência e Acessibilidade
Na avaliação do empresário contábil, a digitalização não apenas beneficia o meio ambiente, mas também a eficiência operacional das organizações. A busca por informações em documentos eletrônicos é mais rápida e eficaz do que a busca manual em arquivos físicos. Isso resulta em ganhos de tempo e produtividade, permitindo que as empresas atendam às demandas de maneira mais ágil.
“Digitalizar qualquer processo já é possível, inclusive com a entrada operacional dos certificados digitais para as empresas, isso foi muito facilitado, pois é possível assinar digitalmente, enviar para cartórios e juntas comerciais. Os próprios órgãos da Receita estimulam sua utilização. Você não precisa mais estar em uma fila para resolver, uma vez que tem acesso a todas as informações, como você estivesse lá presencialmente. Consegue diminuir o seu tempo gasto com um tipo específico de processo burocrático e, ao mesmo tempo, prioriza outras informações e formas de atendimento”, conclui Alfonso Montes.
Pontos a observar
Embora agregue muito mais benefícios ambientais do que desvantagens, a digitalização também causa alguns impactos que merecem atenção. Isso ocorre porque ela envolve o uso de dispositivos eletrônicos, servidores de armazenamento e redes de comunicação, todos os quais consomem energia. Dessa forma, a utilização consciente e racional é de fundamental importância, bem como o emprego de fontes renováveis.
Ao mesmo tempo, implementar medidas robustas de segurança cibernética para proteger os documentos digitais é essencial para evitar riscos associados a vazamentos de dados.
